Comment configurer les informations des contacts et les questions personnalisées ? – Explorates

Explorates vous permet de décider précisément quelles informations vos clients doivent fournir lorsqu'ils réservent. Vous pouvez exiger des champs de contact standard, poser des questions personnalisées, et même collecter des informations différentes auprès du responsable de la réservation (la personne qui paie) et de chaque participant à l'activité.

Où le configurer

Ouvrez votre produit dans le tableau de bord.
Cliquez sur l'onglet Informations des contacts.
Vous voyez deux sections : Contact principal (le responsable de la réservation) et Tous les participants (chaque personne qui participe).

Contact principal vs Participants

Section	Quand l'utiliser
Contact principal	Information demandée une seule fois par réservation — email de facturation, téléphone, consentement marketing, comment ils vous ont connu, etc.
Tous les participants	Information demandée pour chaque personne qui participe — restrictions alimentaires, numéro de passeport, date de naissance pour les activités avec restriction d'âge, etc.

Pour chaque section, cochez les cases correspondant aux champs qui doivent être obligatoires au moment du paiement. Laissez décoché si vous n'avez pas besoin de cette information.

Prénom, Nom, Adresse email et Pays sont toujours obligatoires sur le Contact principal — ces données sont indispensables pour la confirmation de réservation et l'envoi des emails.

Champs standard disponibles

Identité : Prénom, Nom, Date de naissance, Genre, Nationalité
Contact : Adresse email, Numéro de téléphone, Adresse, Ville, Code postal, Pays
Documents de voyage : Numéro de passeport, Date d'expiration du passeport
Préférences : Langue, Demandes spéciales (texte libre)
Marketing : Comment nous avez-vous connu ?, Accepter les emails marketing

Questions personnalisées

Si les champs standard ne suffisent pas, ajoutez vos propres questions avec le bouton + Ajouter une question personnalisée.

Rédigez la question telle que votre client doit la lire (ex. « Avez-vous des allergies ou restrictions alimentaires ? »).
Les questions personnalisées s'affichent juste après les champs standard de leur section.
Elles sont obligatoires par défaut — la réponse est saisie en texte libre.
Ajoutez la question sous Contact principal si vous n'avez besoin de la réponse qu'une fois par réservation, ou sous Tous les participants si vous voulez l'information pour chaque voyageur.

Ce que voient vos clients

Les informations que vous demandez sont collectées en deux étapes pendant la réservation :

Étape 1 — Contact principal

Le responsable de la réservation remplit les champs standard que vous avez marqués obligatoires, plus les éventuelles questions personnalisées au niveau Contact principal.

Exemple : Prénom, Nom, Adresse email, Pays, et « Comment nous avez-vous connu ? ».

Étape 2 — Participants

Pour chaque participant de la réservation, le client remplit les champs participant et les questions personnalisées par participant.

Exemple avec 2 adultes : chacun répond individuellement à « Avez-vous des allergies ou restrictions alimentaires ? ».

Si un produit n'a aucun champ activé au niveau participant, cette étape est automatiquement sautée.

Où retrouver les réponses

Toutes les réponses sont visibles :

Dans le détail de la réservation de votre tableau de bord — réponses du Contact principal sous la fiche du responsable, réponses par participant sous chaque participant.
Dans l'email de confirmation envoyé à votre équipe (si activé dans vos préférences de notification).
Via l'API / le connecteur OCTO pour tout revendeur qui distribue votre produit.

Bonnes pratiques

Moins, c'est mieux. Chaque champ obligatoire en plus fait baisser votre taux de conversion. Ne demandez que ce dont vous avez réellement besoin pour livrer l'expérience.
Demandez au niveau participant uniquement quand c'est pertinent. Allergies, numéros de passeport, âges → par participant. Adresse de pickup, consentement marketing → contact principal uniquement.
Formulez clairement vos questions personnalisées. Les clients les lisent en diagonale. « Allergies ? » fonctionne mieux que « Merci de bien vouloir indiquer ci-dessous toute restriction alimentaire, allergie ou intolérance dont vous pourriez souffrir, y compris les sensibilités environnementales. »
Testez vous-même. Ouvrez le widget de réservation de votre produit dans une fenêtre privée et faites une réservation jusqu'au bout pour voir ce que voient vos clients.